公共管理学院学生档案工作管理办法

学生档案工作主要分为三个部分：新生入学档案、在校期间档案和毕业生档案。

一、新生入学时档案

新生入学时根据入学报考的学历分为本科和研究生（包括硕士和博士）两类。

（一）本科生

本科新生的档案是由学生生源地寄来或者由学生本人带来的，如果时就需要交。档案材料各地方不太统一，整理时需要拆封核查档案并填写《本科新生档案材料登记表》。

（二）研究生

研究生新生档案分为两类，一类是本校学生继续读研，另一类则是外校学生来我校读研。

1、本校继续读研

本校学生读研的档案不区分保研或考研，在毕业时为方便毕业时档案材料的转移，其个人档案已经暂存在档案馆，在整理时需要明确哪些人是原来为本校的读研学生。

2、外来我校读研

外来我校读研的学生有所区分，一类是全日制的研究生，包括全日制的学术硕士、博士，全日制的MPA；另一类为非全日制的在职博士，在职MPA（一般为周末班、定期班）。

1. 全日制

   由于原档案在外校，应由外校寄来，如果未邮寄至学院的，需要联系原单位了解情况。收到新生档案后，整理时需要拆封核查档案并填写《硕（博）士新生档案材料登记表》。

2. 非全日制

   非全日制学生档案仅报考材料和在校期间档案在我校，新生档案不用整理。

二、新生档案整理说明

（一）主要工作内容及基本方式：

1、收集本科、硕士、博士所有新生档案，并按本硕博分类整理，填写相应新生档案登记表；

2、档案整理按学号排序，纸表一致；

3、电子表格打印后盖学院党委章，两者一同移交到学院档案馆。

（二）工作注意事项：

1、档案录入务必仔细严谨，各项材料要按实录入，未在各类新生档案登记表的填写在备注中；

2、预备党员的党员材料要从档案中取出，正式党员的党员材料要放在档案里；

3、应联系学院教务获取研究生（硕士、博士）报考材料一并提交档案馆。

4、定向/委培等学生档案档案馆不留存，我处保存。

三、在校期间档案

在校期间档案整理主要服务于毕业生档案材料，在校期间档案最主要的材料是学年鉴定表，也包括本科军训材料等，参加各《毕业档案材料归档登记表》的材料要求。

在校期间档案区分本科、硕士、博士。

（一）本科生

一人一档整理并做好记录，记录方式可参考《本科生（含双学位生）毕业档案材料归档登记表》记录。

（二）硕士

硕士阶段与本科材料记录方式一致，参考《硕士毕业档案材料归档表》，整理好后毕业时提交档案馆。

需要注意的是非全日制硕士材料与全日制一致，毕业时需由个人领回。

（三）博士

博士阶段一般材料记录同上，参考《硕博士毕业档案材料归档表》，整理好后毕业时提交档案馆。

需要主义的是定向、委培等博士生材料与上述一致，整理好后毕业时由个人领回。

四、在校期间档案整理说明

（一）主要工作内容：

1、整理登记本科、硕士、博士所有在校期间档案，并按本硕博分类整理，按毕业材料整理方式整理为宜；

2、档案整理按学号排序，纸表一致；

3、一人一档，及时入档。

（二）工作注意事项：

1、各班级提交材料可能出现未提交情况需补交材料（要求如下）：

①学生登记表（加封）；

②学年鉴定表（每学年一份，日期一般为第二学年十月至十一月；研究生出国交换一年的当年不需要学年鉴定表；毕业年毕业生登记表同时作为当年学年鉴定表）

例如：A为2015级硕士，正常为两年制，由于2016-2017年出国交换于2018年毕业，则毕业时应有2015-2016学年鉴定表和毕业生登记表（2017-2018年学年登记表信息在毕业生登记表中体现）

③毕业生登记表（加盖公章，有相应签字）

2、非正式党员的党员材料在校期间不整理，毕业时加入。

五、毕业生档案

毕业时档案延续在校期间档案材料整理汇总。

毕业生档案区分本科、研究生。

（一）本科

本科阶段毕业生根据去向划分为就业/升学和未找到去处。

就业/升学在校期间档案整理移交档案馆，填写《本科生（含双学位生）毕业档案材料归档登记表》。

未找到去处的档案材料整理后由本人带回。

（二）研究生

1、全日制硕士研究生和全日制博士阶段毕业生根据去向划分为就业/升学和未找到去处。

就业/升学在校期间档案整理移交档案馆，填写《硕士毕业档案材料归档表》。

未找到去处的档案材料整理后由本人带回。

2、非全日制硕士研究生（MPA周末班、定期班）、定向或委培博士生在校期间档案由本人加封领回。

六、毕业生档案整理说明

（一）主要工作内容：

1、收集本科、硕士、博士所有在校期间档案，并按本硕博分类整理，填写相应毕业档案材料移交登记表；

2、档案整理按学号排序，纸表一致；

3、电子表格打印后盖学院党委章，两者一同移交到学院档案馆；

4、毕业生登记表需加盖学校公章。

（二）工作注意事项：

1、档案录入务必仔细严谨，各项材料要按实录入，特殊情况请在备注中说明；

2、非正式党员的党员材料要随本人档案转移；

3、定向/委培等学生档案档案馆不留存，我处转移给本人。

4、转院学生转院前档案应联系原学院获取。

七、负责部门联系方式

 

公共管理学院党（团）委办公室：62516244

学校档案馆：62511703